СИСТЕМА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА СЪОТВЕТСТВИЕТО НА МЕСЕР ГРУП

ПРЕАМБЮЛ

Системата за управление на съответствието на Месер (Messer CMS) е нашата организационна концепция, която описва ценностната система на Месер и нейното практическо приложение и дефинира свързаните с това отговорности. Тази организационна концепция цели да предотвратява нарушения на Кодекса на Месер още в зародиш. Тя представлява обвързваща рамка за действие за справяне с конфликти на интереси и спазване на приложимите закони, регулаторни разпоредби и външни/вътрешни оперативни правила във всички бизнес области на Месер.

Messer CMS се поддържа от ясен ангажимент на Управителния съвет, управляващите директори и ръководството и служи като инструмент за създаване на доверие с клиенти, партньори, служители, конкуренти, широката общественост и медиите.

Кодекс на Месер

Управителният съвет на Messer SE & Co. KGaA обобщава принципите на организационната концепция в набор от правила („Кодекс на Месер“). Кодекс на Месер означава активно корпоративно управление и трябва да служи като ориентир в помощ на ежедневната работа на всички служители при спазване на фирмената мисия. Задължение на управителите е чрез подходящи мерки да гарантират, че свободния достъп на всички служители до Кодекса на Месер е осигурен и те са информирани къде и как могат да се запознаят с него.

Етичният кодекс е централният документ от Кодекса на Месер. Той се допълва и конкретизира от Основните принципите на Групата, както и от останалите корпоративни и локални правила, наръчници и други вътрешни разпоредби. Кодексът на Месер отчита резултатите от регулярния анализ на риска, за определяне на специфичните рискове, на които е изложено предприятието.

Най-важният ресурс за постигане на нашите фирмени цели са професионалната компетентност и предприемаческият дух на нашите служители. Ние високо ценим ангажираността и активния им принос за успеха на компанията. При изпълнение на задълженията си, служителите ни следва да спазват действащите закони и правилата от Кодекса на Месер.

Ние очакваме и от нашите делови партньори, клиенти и трети страни, с които работим, да спазват действащото законодателство и принципите от Кодекса на Месер.

Отговорници по съответствието

Управителният съвет на Messer SE & Co. KGaA носи отговорност за контрола върху Системата за управление на съответствието. Тази организационна концепция е задължителна за всички управители, ръководители и служители на Месер.

Задължение на управителите е да реализират тази организационна концепция в съответните местни дружества при спазване на действащите законови разпоредби и да гарантират, че тя се спазва. В помощ на управителите и на надзорните органи, Управителният съвет на Messer SE & Co. KGaA е назначил Корпоративен отговорник по съответствието (КОС). Освен него съществуват и локални Отговорници по съответствието (ЛОС), които се определят от регионалните мениджъри и се съгласуват с управителите на съответните национални дружества. Групата на Отговорниците по съответствието се допълва от ръководителите на  отдели в централата на концерна, в ролята на т.нар. отраслови отговорници по съответствието (ООС). Управителният съвет на Messer SE & Co. KGaA е дефинирал задачите, правата и задълженията на Отговорниците по съответствието в Правилник за дейността на Отговорника по съответствието.

Управителите, ръководителите, КОС, ЛОС и ООС следва да служат като пример за поведение. От тях се очаква висока степен на социална и етична компетентност. Управителите и ръководителите следва да ориентират своите действия към подходяща организация, лидерство, комуникация, подбор, надзор и насоки. Освен това, тяхно задължение е и защитата на клиентите, служителите и околната среда. В този контекст, ясният им ангажимент към чистата, законосъобразна икономическа дейност е също толкова важен, колкото и предотвратяването и санкционирането на противозаконните практики.

Анализ на риска

Потенциалните слаби места вътре в Месер се идентифицират посредством подробен анализ на риска, в който са включени всички национални дружества и корпоративните отдели.

Програма за обучение

В допълнение на присъствените обучения се провеждат и уебинари и електронни обучения по избрани теми, отнасящи се до Кодекса на Месер. Корпоративните отдели и местните ръководства и отдели определят съдържанието на обученията и кои служители да участват в тях. Те отговарят за разработването и провеждането на обученията, ако е необходимо с помощта на външни доставчици, и осигуряват подходящото им документиране. Управителният съвет на Messer SE & Co. KGaA може да определи задължителни обучения или учебно съдържание, както и групи служители, които да участват в тях.

Отчитане и одитиране

Съгласно Основните принципи на концерна, до голяма степен унифицираните учредителни документи, процедурните правила за дейността на управителите на (местните) дружества, регламентите за подписване, които следват принципа на четири очи, и индивидуалните изисквания на корпоративните отдели, различни транзакции подлежат на задължителна оторизация и отчитане.

На редовни събрания на местно или регионално ниво или на срещи на отдели се обсъждат и съгласуват допълнителни теми, обменя се опит и се споделя информация.

Основните процеси в Месер са дефинирани, а често и сертифицирани (напр. ISO, GMP).

Със спазването на Кодекса на Месер са ангажирани вече съществуващите организационни структури. Пряко отговорни за това са отделите, регионалните отговорници и ръководните органи. Така се гарантира персоналната отговорност за прилагане и спазване на Кодекса на Месер във всяка отделна сфера на отговорност.

С подкрепата на корпоративен правен отдел и отдела, администриращ системата за управление на съответствието, отдел Вътрешен одит извършва регулярни няколкодневни одити във всички местни дружества. Прави се подробна проверка на важни за Кодекса на Месер обстоятелства (напр. учредителни документи, правилници за дейността, регламенти за подписване, проведени обучения, спазване на отчетността и др.). Освен това отделните отдели провеждат специализирани одити (напр. безопасност, здраве и околна среда, медицински, ИТ). Изготвя се доклад с констатации и препоръки, който се предоставя на Управителния съвет на Messer SE & Co. KGaA. В рамките на определен срок чрез последващи одити се проверява изпълнението на препоръките.

Всяко тримесечие се изготвя централизиран отчет за текущи и очаквани/предстоящи правни спорове със стойност или ниво на риск над определени прагове, като се описват: обстоятелства, стойност на претенцията, статус на делото, рискове и евентуално необходими или вече формирани резерви.

Управителите / ЛОС и ООС са задължени да информират КОС при наличие на подозрения за сериозно нарушение на Кодекса на Месер. Не по-късно от 31-ви януари всяка година, в рамките на доклада за съответствие за предходната календарна година, КОС получава информация за всички важни за Кодекса на Месер процеси в съответните регионални дружества или отдели.

При  поискване и без забава, КОС подава до Управителния съвет на Messer SE & Co. KGaA периодични и индивидуални доклади за сериозни нарушения на Кодекс на Месер, за които е бил уведомен, а в редовен порядък отчитането се извършва веднъж годишно.

Веднъж годишно, всички национални дружество и корпоративни отдели докладват пред Старши вицепрезидент корпоративен финансов контрол всички обстоятелства, които са от значение за анализа за риска. Те се разглеждат от Управителния съвет на Messer SE & Co. KGaA, който взема решение за предприемане на съответните мерки, ако това е необходимо. Надзорният съвет на Месер, получава този доклад за информация, като при необходимост се предоставят и подробни разяснения.

Веднъж годишно Месер обобщава всички дейности в Доклад за устойчивото развитие, който се заверява в рамките на Глобалната инициатива за отчетност (GRI).

Подаване на информация за нарушения или вероятни нарушения на съответствието

Управителите и ръководителите следва да създадат в сферите си на отговорност съответната организация за получаване по всяко време на сигнали от служителите за нарушения на действащото законодателство или на Кодекса на Месер („Нарушения на съответствието“), както и на основателни подозрения за такива нарушения, за да се гарантира незабавното отстраняване на пропуските.

Ръководството за подаване и обработка на сигнали нарушения на правилата в Месер описва начините за подаване и обработка на сигнали за нарушения на правилата или неправомерно поведение.

На разположение на подателите на сигнали са:

Онлайн платформа за подаване на сигнали: www.messer.ethicspoint.com 

Гореща телефонна линия: (номерата за отделните държави са налични на горния адрес)

В рамките на обмена на информация задължително се изготвя доклад, който посочва реакцията на констатираните нарушения на съответствието. Той включва описание на разследването по конкретния случай, последствията от нарушението и решението за последващите действия.

Управителите имат задължението чрез подходящи мерки да гарантират, че всички служители са информирани за това, как и на кого трябва да се докладват нарушенията на Кодекса на Месер, включително чрез публикуване на горещата телефонна линия и адреса на платформата за докладване.

Бад Зоден, 1 януари 2023

Messer SE & Co. KGaA

Бернд Ойлиц, Главен изпълнителен директор *

Хелмут Кашенц, Главен финансов директор *

Вирджиния Если, Главен оперативен директор за Европа *

*Управителен съвет на Messer Management SE като генерален партньор в разширеното управление на KGaA